Мы уже не раз писали о программах, позволяющих конвертировать обычные документы Word и Excel в формат PDF. Однако не так давно мне потребовалось срочно сохранить файл в PDF формате, а времени и желания на поиск и установку на компьютер каких-либо дополнительных приложений не было. И тут возник вопрос: почему такой продвинутый офисный пакет, как Microsoft Office 2007, до сих пор не имеет штатных средств для сохранения созданных в нем документов в таком повсеместно распространенном формате, как PDF? Оказывается, имеет. Точнее Office 2007 можно этому научить, установив на компьютер бесплатную надстройку (дополнение) к офисному пакету компании Microsoft.
{mosloadposition debug}
В отличие от большинства программ сторонних производителей, которые добавляют в систему PDF принтер, дополнение от Microsoft встраивается в Office 2007 и позволяет сохранять документы в PDF формате, воспользовавшись стандартной командой «Сохранить как».
Если быть точнее, у Microsoft имеется две надстройки для Office 2007: первая позволяет сохранять документы только в формате PDF, вторая – в PDF и XPS. Как известно, лишних возможностей не бывает, поэтому мы скачаем и установим второе дополнение.
Для загрузки дополнения перейдите на следующую страницу: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=ru
Ознакомьтесь с информацией о надстройке и нажмите кнопочку «Загрузить», чтобы скачать ее на свой компьютер.
Если в вашем браузере отключен JavaScript или загрузка дополнения автоматически не началась через 30 секунд, щелкните ссылку «Начать загрузку».
}
В появившемся окошке, нажмите кнопку «Сохранить» или «Сохранить файл» (в зависимости от используемого браузера) и выберите на компьютере папку для сохранения файла. Размер надстройки PDF – 935 Кб.
Для начала установки запустите сохраненный EXE файл. При этом все программы из пакета Microsoft Office 2007 должны быть закрыты. Вначале инсталляции надстройки вам необходимо будет прочитать и принять лицензионное соглашение. Для продолжения нажмите кнопку «Продолжить».
Установка дополнения занимает 2-5 секунд. По окончании оного процесса нажмите кнопку «ОК».
Теперь откройте в Microsoft Word нужный документ и выберите в главном меню «Сохранить как» - «PDF или XPS».
В открывшемся окне выберите место сохранения PDF файла и введите его название. Если в документе нет цветных изображений, и он предназначен для публикации в интернете, отметьте в разделе «Оптимизация» опцию «Минимальный размер». В противном случае используйте стандартную оптимизацию. Для сохранения документа в PDF формате нажмите кнопочку «Опубликовать».
В этом окошке также есть кнопка «Параметры», щелкнув по которой вы сможете настроить некоторые опции сохранения документа в PDF формате: страницы, закладки, включить в файл свойства документа и т.д. Если документ содержит заголовки и подзаголовки, можно отметить опцию «Создать закладки, используя» - «заголовки».
В таком случае заголовки и подзаголовки будут играть роль оглавления документа и отобразятся на Панели закладок программы для просмотра PDF файлов. Выбрав нужную закладку, пользователь сможет быстро перейти к соответствующему ей содержанию.
Сохранение таблицы Microsoft Excel в формате PDF происходит аналогично. Просто откройте нужную книгу Excel и выберите в главном меню программы «Сохранить как» - «PDF или XPS», а затем нажмите кнопку «Опубликовать».
Параметры сохранения файла в формате PDF, которые доступны из Microsoft Excel, несколько отличаются от тех, которые вы видели ранее в Word. Поскольку в Excel вы работаете с книгами и листами, то здесь имеется возможность выбора книги, листов, страниц и диапазона ячеек, которые будут сохранены в формате PDF.
Итак, вы узнали, как быстро и без дополнительных программ, можно сохранить документ Word или таблицу Excel в формате PDF. Надеемся, это знание пригодится в вашей повседневной работе и сделает ее чуть проще.
Специально для Ячайник, Елена Карлтон
{mosloadposition cpanel}
}