Вся ценность системы показателей KPI заключается в том, что она дает возможность мыслить «на перспективу», исходя из полученных данных, выстраивать дальнейшие цели, задачи и планы компании, предвидеть возможные сложности, которые могут возникнуть в работе. KPI – это не мониторинг данных, который нужен лишь для статистики, которая используется по принципу «посчитали, прочитали и забыли». KPI дает возможность выявить закономерности развития бизнеса, а также отдельных процессов, проходящих в рамках ведения основного дела. К тому же, показатели KPI могут использоваться в долгосрочном и краткосрочном бюджетировании компании. Ведь общий бюджет компании – это совокупность финансовых показателей, которые ведут организацию к выполнению ее целей. Как правило, основная цель коммерческой компании – это получение максимального объема прибыли, EBIT. Однако одной только связующей нитью, характеризующей финансовые показатели, система KPI не ограничивается. Помимо этого, ключевые показатели выполняют иные, не менее важные для развития организации функции. Так, например, к ним относятся:

• оценка работы подразделения в целом или каждого сотрудника в частности;
• мотивация сотрудников компании к эффективной деятельности, нацеленной на получение высокого результата;
• повышение осознания ответственности каждого сотрудника, выполняющего свой участок работы;
• определение, развитие и улучшение наиболее важных направлений в бизнесе;
• поиск и устранение наиболее «слабых» сторон в бизнесе;
• KPI в доступной форме демонстрирует влияние процессов, проходящих в работе компании на конечный результат;
• дает каждому управленческому решению осмысленность, нацеленность на достижение поставленных целей.

Разрабатывая систему KPI для своего предприятия необходимо внимательно учитывать некоторые требования, которые предъявляются практически к каждому из устанавливаемых коэффициентов:

• Все показатели должны легко вычисляться. KPI должны быть понятны каждому. Только в этом случае все сотрудники предприятия могут объективно оценивать свою деятельность, уделять особое внимание в работе тем процессам, которые непосредственно влияют на результат их KPI.
• Показатели должны быть достижимы, но в то же время сотрудникам необходимо приложить некоторые усилия для того, чтобы достигнуть запланированного результата. Так, к примеру, если в супермаркете, специализирующимся на продаже дверей, будет установлен низкий план продаж, то у менеджеров по продажам не будет стимула стремиться реализовать большее количество продукции. Они уверены в том, что с легкостью выполнят установленный план. Если же вы завысите показатель, сделаете его практически недостижимым, то сотрудники, увидев нереальность планов, не будут даже пытаться его достичь. Таким образом, пропадет мотивация к труду, авторитет руководителя в глазах подчиненных, слова руководителей, замечания и рекомендации не будут восприниматься должным образом.
• Каждый показатель должен оценивать деятельность людей, которые подвергаются оценке. Иными словами, показатели KPI, определяющие результат работы менеджера по продажам не могут быть идентичны показателям, характеризующим деятельность руководителя отдела продаж.
• Показатели должны давать персоналу дополнительную мотивацию к работе. А также способствовать личностному росту. Так, например, если в организации отдел продаж выполнил установленный план по привлечению новых клиентов, то он может рассчитывать на денежную премию. Если же план напротив выполнен не был, то и финансовая компенсация отменяется.
• Показатели отделов, выполняющих идентичные обязанности в своей работе, должны быть идентичны. Поясним на примерах. Результаты работы менеджеров по продажам торговых филиалов можно сравнить, используя одинаковые показатели оценки деятельности сотрудников. Однако необходимо понимать, что средний чек (KPI – отношение средней выручки за месяц к общему количеству чеков за один рабочий день) в магазине, расположенном в центре города и в супермаркете, находящимся на окраине поселка может существенно разниться, общая прибыль этих торговых точек также будет разной. 
• Динамику изменения KPI лучше всего представлять наглядно (графически). Таким образом, основываясь на результаты полученных данных, можно будет делать объективные выводы, и принимать верные, взвешенные решения.
• И последнее: каждый показатель, входящий в систему KPI должен нести за собой смысл. Измерять показатели, которые никак не влияют на развитие предприятия (к примеру, количество принятых телефонных звонков секретарем за день) бессмысленно. На эти действия вы лишь потратите лишние силы, которые не дадут абсолютно никакого результата.