Сейчас столько всяких программ для автоматизации бизнеса существует, что некоторые в них просто теряются, особенно когда не сильно разбираются в таких вопросах. В вашем случае вам либо сможет помочь толковый программист, либо вы можете использовать готовую систему help desk
https://usedesk.ru/support. Это такая онлайн-программа, с помощью которой вы сможете автоматизировать работу с заявками от ваших покупателей, упростить работу ваших менеджеров, потому что и не придется больше консультировать клиентов в различных сетях, все вопросы будут приходит в help desk и оттуда можно будет отвечать. Думаю, таким образом даже можно повысить продажи.